Jedes Unternehmen sammelt Akten, Dokumentationen und Pläne. Und je älter ein Unternehmen ist, umso mehr Papier sammelt sich an. Nach Jahrzehnten ist die Fülle der Dokumente oftmals so groß, dass selbst akribische Abteilungen den Überblick verlieren. Auch hier unterstützen wir die Unternehmen bei der Sortierung unübersichtlicher Aktenberge.
So sind wir bereits 2020 von einem großen Energieversorger angesprochen worden, die Dokumentation erdverlegter Leitungen sowie Über-Land-Leitungen nach vordefinierten Clustern zu sortieren und bei Bedarf auch einzuscannen. Dabei geht es um Nieder- oder Mittelspannungsleitungen, die seit den 1950er Jahren existieren und damit 70 Jahre Dokumentation vorhalten. Ziel des Projektes ist es, die Akten in drei Bereiche zu unterteilen:
1) Wichtige Dokumente werden gescannt (z.B. Kaufverträge)
2) Wichtige Dokumente werden nicht gescannt aber archiviert (z.B. alte Grundbücher oder relevanter Schriftverkehr)
3) Unwichtige Dokumente werden entsorgt
Einer unserer Mitarbeiter sichtet alle gelieferten Akten und scannt die bisweilen historischen Dokumente bei Bedarf über unseren A0-Plotter ein. „Wir holen die Papierakten bei unseren Kunden ab, bearbeiten sie entsprechend und unterziehen diese dann noch einer Endkontrolle“, erklärt der Projektleiter und Vermessungsingenieur Sebastian Prokopf.
Dabei geht es nicht primär um die originären Vermessungskompetenzen der PV ANSPERGER mbH, sondern vielmehr um die Detailkenntnisse von Dienstbarkeiten, Grundbuch, Katasterwesen und vielem mehr. Alle eingescannten Daten werden anschließend in eine Datenbank eingebunden und sorgen so nicht nur für die Annäherung an das papierlose Büro, sondern bieten natürlich auch deutlich bessere Recherchemöglichkeiten. „Bevor wir die Daten eingescannt haben, konnten die Mitarbeiter im Home-Office schlichtweg nicht auf die alten Datenbestände zugreifen. Nach Abschluss unserer Arbeit sind alle Daten 24/7 digital abrufbar.“
Mittlerweile sind mehrere Mitarbeiter mit dem Projekt betraut. Die Zahl der Akten lässt einen Aufwand bis ins Jahr 2022 vermuten. Damit beweist sich die PV ANSPERGER mbH nicht nur als souveränes Ingenieurbüro für die unterschiedlichsten Vermessungsaufgaben, sondern auch als Spezialist für die digitale Aufarbeitung großer analoger Datenbestände und die Verknüpfung mit modernen Datenbanken.
